[ad_1]
باعتبارك موظفًا مستقلاً، لن تحصل على أموال مقابل عملك الجاد وخدماتك إذا لم تقم بإنشاء فاتورة من نوع ما لإرسالها إلى عملائك. ومع ذلك، إذا كنت جديدًا في مستقل في العالم، قد يكون من الصعب معرفة كيفية كتابة فاتورة للعمل الحر.
لقد عملت بشكل مستقل منذ عامين تقريبًا، ولكنني بدأت العمل بدوام كامل فقط في الصيف الماضي بعد حصولي على درجة البكالوريوس في التصميم الجرافيكي وفنون الإعلام من الجامعة.
على مر السنين، حاولت إرسال الفواتير بعدة طرق مختلفة؛ من خلال معالجات الدفع، وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، وحتى تصميمها وإنشائها بنفسي في InDesign.
لقد قطعت شوطًا طويلًا نظرًا لأنني لم أكن أعرف كيفية إرسال فاتورة عندما بدأت لأول مرة.
إذا كنت تتساءل عن كيفية إعداد فاتورة للعمل الحر، سواء كنت جديدًا في هذه المهنة أو كنت في هذا العالم منذ فترة، فأنت في المكان الصحيح.
لا ينبغي أن تكون كتابة الفاتورة أمرًا صعبًا، وكلما أرسلتها أكثر، أصبح الأمر أسهل.
إليك دليلي لكيفية كتابة فاتورة للعمل الحر.
ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة؟
تعد كتابة فاتورة وتحصيل رسوم خدماتك أمرًا مهمًا للحفاظ على استمرارية عملك ودفع الإيجار وتحمل نفقاتك الشهرية الأخرى.
إذا كنت تحاول معرفة كيفية كتابة فاتورة للعمل المستقل، فابدأ بالأساسيات الموضحة أدناه. فاتورتك الاحتياجات ما يلي، ولكن يمكنك دائمًا إضافة المزيد من المعلومات وفقًا لاحتياجات عميلك.
معلومات الاتصال
أول ما يصل هو معلومات الاتصال، والتي تتضمن كلاً من معلومات الاتصال الخاصة بك ومعلومات عميلك.
ستحتاج إلى التأكد من تضمين اسم النشاط التجاري والعنوان والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف والموقع الإلكتروني لك ولعميلك إذا كان لديك.
على أقل تقدير، تأكد من تضمين هذه المعلومات لعملك الخاص حتى يتمكن عميلك من الاتصال بك إذا كانت هناك مشكلة.
يجب أن تكون معلومات الاتصال في أعلى فاتورتك في مكان ما. ستقوم العديد من أنظمة إنشاء الفواتير بذلك تلقائيًا نيابةً عنك، لذلك لا داعي للقلق بشأن ذلك بمجرد إدخال المعلومات.
رقم الفاتورة
إذا كنت تستخدم نفس نظام الفواتير الدقيق باستمرار، فسيتم تحديث رقم الفاتورة لك تلقائيًا مع كل فاتورة تقوم بإنشائها.
إذا كنت تستخدم بعض البرامج المختلفة، فستحتاج إلى التأكد من عدم وجود اثنين من نفس رقم الفاتورة عبر الأنظمة الأساسية للعودة والعثور على الفواتير حسب الحاجة بسهولة.
تاريخ الفاتورة
لا تكتمل الفاتورة بدون تضمين تاريخ إرسالها. وهذا لا يقل أهمية بالنسبة لسجلاتك الخاصة كما هو الحال بالنسبة لسجلات عميلك.
يمكن ببساطة إضافة هذا في أعلى الفاتورة في مكان ما أسفل معلومات الاتصال. تأكد من صحة التاريخ الذي وضعته؛ لا ترجعها إلى الوراء.
تاريخ استحقاق الفاتورة
بالإضافة إلى تاريخ إرسال الفاتورة، يجب أن يكون لديك أيضًا تاريخ استحقاق الفاتورة. هذا هو التاريخ الذي يستحق فيه الدفع من عميلك.
ستجعل العديد من أدوات إنشاء الفاتورة تاريخ الاستحقاق هو نفس تاريخ إرسال الفاتورة تلقائيًا، ولكن يمكنك تغيير هذا إذا لزم الأمر.
إذا كنت تتساءل عن كيفية إعداد فاتورة للعمل المستقل بعقود أطول، فيمكنك في الواقع إعداد تواريخ استحقاق متعددة بالمبالغ المستحقة لدى بعض منشئي الفواتير، مثل شكك أو كتاب العسل.
يتيح ذلك لعميلك إعداد الدفعات التلقائية والاطلاع على باقي الدفعات القادمة في الأشهر القليلة المقبلة.
قائمة مفصلة بالخدمات المقدمة
لكي يعرف عميلك بشكل صحيح ما يدفع مقابله، عليك التأكد من تضمين قائمة مفصلة بجميع الخدمات التي قدمتها له. فكر في هذا باعتباره جزءًا من القائمة من الإيصال الذي تتلقاه بعد زيارة أحد المتاجر.
على سبيل المثال، إذا دفعوا لك مقابل وسائل التواصل الاجتماعي إدارة الحزمة، واكتب اسم الحزمة، وأدرج وصف الخدمات المقدمة أدناه، والسعر الذي تكلفه.
هذه واحدة من أهم التفاصيل في الفاتورة.
المبلغ النهائي المستحق
لن يعرف عميلك المبلغ المستحق إذا لم تقم بتضمين الرقم النهائي! تأكد من سهولة رؤية هذا الرقم وأنه شامل لجميع الخدمات التي قمت بها.
أفضل مكان لوضع المبلغ النهائي المستحق لجميع الخدمات هو أسفل الفاتورة بالخط العريض. بهذه الطريقة، يمكن لعميلك بسهولة معرفة المبلغ الذي يدفعه قبل حتى الاطلاع على بقية الفاتورة.
المكافأة: الشعار (إضافة ممتعة)
إذا كنت تريد معرفة كيفية إنشاء فاتورة للعمل الحر بطريقة أكثر متعة وتخصيصًا، فتأكد من إضافة شعارك إلى الأعلى بالقرب من معلومات عملك. هناك عدد لا بأس به من خدمات إنشاء الفواتير المختلفة التي ستفعل ذلك نيابةً عنك.
يمكنك أيضًا تغيير تصميم الفاتورة بحيث تحتوي على ألوان وخطوط علامتك التجارية. ولكن، لا تسرف. يمكنك وضع علامة تجارية على الفاتورة وفقًا لذلك ولكن لا يزال الأمر كذلك تشتيت الانتباه من محتوى الفاتورة. تريد أن يكون هذا سهل الهضم لعملائك.
إمكانيات أخرى لتشمل
في حين أن معظم المستقلين يفضلون تضمين شروط الدفع في عقودهم، يمكنك أيضًا التفكير في إضافة ذلك إلى فاتورتك. هذا ليس مطلوبًا بأي شكل من الأشكال ولكن يمكن أن يكون مفيدًا لتذكير عميلك إذا كانت هناك رسوم تأخير من أي نوع.
قد ترغب أيضًا في إضافة طرق الدفع المتاحة. أنا شخصيًا أوضح ذلك في عقودي، لكن بعض المستقلين يفضلون إضافته مباشرة إلى فاتورتهم. إذا كنت تستخدم أداة إنشاء الفواتير مثل PayPal، فليس من الضروري تضمين ذلك.
كيفية كتابة فاتورة للعمل الحر
إذا كنت تتساءل عن كيفية إعداد الفواتير كموظف مستقل، فمن المحتمل أنك تأمل في وجود أدوات متاحة للقيام بذلك نيابةً عنك. حسنا، هناك!
يمكن أن يكون ذلك موفرًا للوقت للغاية ويمكن أن يسهل كثيرًا إرسال فواتيرك إلى عملائك.
فيما يلي بعض من أفضل الأدوات المتاحة لإرسال الفواتير إلى عملائك. ضع في اعتبارك أن معظم هذه الأمور تأخذ على الأقل جزءًا من مدفوعاتك، للأسف.
شكك
شكك عبارة عن فاتورة ومقترحات لإدارة علاقات العملاء (CRM) غالبًا ما يستخدمها المستقلون الذين يقدمون خدمات إبداعية، مثل العلامات التجارية وتصميم الويب التصميم الجرافيكي.
تسمح لك هذه الأداة بإعداد فواتير متكررة لعملائك حتى لا تضطر إلى إعداد فاتورة جديدة لإرسالها كل شهر إذا كان عميلك مرتبطًا بعقد أطول.
أحد الجوانب الرائعة في Dubsado هو أنه يمكنك إضافة جميع الحزم العادية الخاصة بك مباشرة إليه.
على سبيل المثال، ربما لديك حزمة تصميم موقع ويب تقدمها. قم بإضافتها كأحد باقاتك، وعند إنشاء فاتورة، يمكنك اختيار الباقة من القائمة المنسدلة، وسيتم إضافتها واحتسابها تلقائيًا لك.
باي بال
بينما باي بال أقل روعة بعض الشيء، أستخدمه مع الكثير من عملائي لأن الجميع يعرف كيفية استخدامه بالفعل.
الفواتير ليست قابلة للتخصيص، ولكنها تنجز المهمة، ويمكنك إضافة جميع الأساسيات الموضحة في الجزء الأول من هذه المقالة.
HoneyBook
HoneyBook هي أداة الفواتير المطلقة الخاصة بي. يتم إصدار فواتير لجميع عملاء إدارة الوسائط الاجتماعية والتصميم الجرافيكي باستخدام هذه الأداة.
يمكنني إعداد فواتير متكررة مثل Dubsado، وكذلك إضافة جميع الطرود الخاصة بي، مما يوفر لي الكثير من الوقت.
يمكن للعملاء الدفع من خلال التحويل المصرفي أو بطاقة الائتمان أو بطاقة الخصم، لذلك هناك العديد من خيارات الدفع المتاحة. يتمتع عميلك بالاختيار الخاص به، ويمكنه أيضًا إعداد دفعاته لتكون تلقائية حتى لا يضطر إلى دفع الرسوم المتأخرة.
كويكبوكس
إذا كنت تتساءل عن كيفية إنشاء فاتورة للعمل الحر وتستخدمها بالفعل كويكبوكس للبقاء على اطلاع بأمورك المالية، فأنت محظوظ. يمكنك بالفعل إنشاء فواتير لإرسالها إلى عملائك من خلالها، تمامًا كما هو الحال مع PayPal.
الأمر الرائع في تحرير الفواتير من خلال QuickBooks هو أن الأموال التي تجنيها من الفاتورة موجودة بالفعل في برنامج البيانات المالية لتوفير بعض الوقت الثمين.
بونساي
بونساي هو برنامج فواتير عالي التصنيف بين المستقلين نظرًا لسهولة استخدامه. كما هو الحال مع برامج الفواتير الأخرى في هذه القائمة، يمكنك أيضًا إعداد فواتير متكررة أو فواتير لمرة واحدة، مما قد يساعدك على البقاء على اطلاع أكبر بفواتيرك.
بالإضافة إلى الفواتير، يمكن لـ Bonsai إنشاء وإرسال العقود لك وتتبع وقتك. لديها العديد من الميزات الأخرى التي تستحق النظر فيها إذا كنت تحاول اختيار خدمة الفاتورة.
موجة
موجة يشبه QuickBooks من حيث أنه يرسل الفواتير، ولكنه يمكنه أيضًا مساعدتك في إدارة جميع جوانب بياناتك المالية. يمكنك مراقبة نفقاتك، والدفع للمقاولين من الباطن، وإعداد فواتير لمرة واحدة ومتكررة لعملائك.
على عكس بعض برامج الفواتير الأخرى في هذه القائمة، يتمتع Wave أيضًا بالقدرة على تخصيص فواتيرك وصولاً إلى اللون السداسي الدقيق الذي تستخدمه في علامتك التجارية. خيارات التخصيص لا حصر لها.
محصول
وأخيرا وليس آخرا هو محصول، وهو برنامج فواتير أوصيك بالاطلاع عليه إذا كنت تعمل على الخدم بالساعة بدلاً من الحزم.
يُستخدم Harvest بشكل أساسي لتتبع الوقت وتصدير الجداول الزمنية، ولكن يمكنك إرسالها كفاتورة لعملائك ليدفعوا لك عبر المنصة بمجرد تتبع وقتك.
هل تبحث عن المزيد من المقالات المستقلة؟
كيفية إرسال فاتورة
الآن بعد أن عرفت كيفية كتابة فاتورة للعمل الحر، لقد حان الوقت لمعرفة كيفية القيام بذلك يرسل ايصال.
بصراحة، إذا كنت تستخدم أيًا من برامج الفواتير التي تم توضيحها في القسم السابق من هذه المقالة، فكل ما عليك فعله هو إرساله إلى عنوان البريد الإلكتروني للعميل الخاص بك. يمكنهم بعد ذلك فتح البريد الإلكتروني ودفع الفاتورة على الفور.
إذا كنت تفضل إنشاء الفواتير يدويًا، وهو ما قمت به في الماضي، فهناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند إرسال فاتورة إلى العميل.
أولاً، تأكد من أن الفاتورة هي ملف PDF.
يمكن أن تسوء الأمور إذا قمت بإرسال الملف المباشر الذي قمت بإنشائه داخل Microsoft Word أو Adobe InDesign لأنه بعد ذلك يكون لدى العميل فرصة للدخول وإجراء تغييرات عليه دون علمك. باستخدام ملف PDF، لا يمكن للعميل تغيير المستند.
أقترح عليك إرساله كمرفق في رسالة بريد إلكتروني ثم الاحتفاظ بنسخة في مكان آخر حتى تتمكن من العثور عليه بسهولة إذا كنت بحاجة إلى الرجوع إليه.
إن إرسال فاتورة قمت بإنشائها بنفسك عبر البريد الإلكتروني يعني أيضًا أنه يجب عليك التأكد من كتابة سطر الموضوع المناسب.
فكر في تضمين شيء مثل: “فاتورة اسم استوديو التصميم الإبداعي الخاصة بي مستحقة في 1/1/21” حتى يعرف عميلك ما هي بالضبط.
قد ترغب أيضًا في كتابة كلمة “عاجل” في بداية سطر الموضوع، حتى لا يتركها عميلك في بريده الوارد لفترة من الوقت.
خيار آخر (المدرسة القديمة) لإرسال الفواتير هو إرسالها عبر البريد العادي. ومع ذلك، إذا كنت تريد الحصول على أموالك في الوقت المحدد، أقترح عليك إرسالها عبر البريد الإلكتروني إن أمكن.
متى ترسل الفاتورة
الخطوة التالية في تعلم كيفية إعداد فاتورة للعمل المستقل هي معرفة متى يتم إرسال الفاتورة. تريد دائمًا أن تكون سريعًا وأن تمنح عميلك وقتًا كافيًا للدفع قبل استحقاق الفاتورة.
بالنسبة للجزء الأكبر، يجب أن يكون تاريخ استحقاق الدفع قد تم تحديده بالفعل ضمن عقدك المكتوب حتى يعرف عميلك مقدمًا الموعد الذي يجب أن يتم فيه الدفع. ومن هنا، يعود الأمر إليك لتحديد موعد إرسال الفاتورة.
يمكنك أن تقرر إرسال الفاتورة قبل أسبوع من استحقاقها، أو حتى قبل أسبوعين من استحقاقها؛ الأمر متروك لك تمامًا. فقط تأكد من منح عميلك الوقت الكافي لإجراء الدفع ولا ترسله مسبقًا حتى ينسى الأمر.
يمكن أن يكون علمًا لمعرفة الوقت المثالي!
شيء آخر يجب مراعاته هو خطط الدفع. إذا كانت لديك خدمات باهظة الثمن مثل تصميم موقع الويب، والتي يمكن أن تكلف حوالي 2500 دولار أو أكثر، فهناك احتمال ألا يتمكن عميلك من دفع ذلك في فاتورة واحدة.
لذلك، قد يتعين عليك إعداد بضعة فواتير بقيمة 500 دولار على مدار بضعة أشهر حتى يتمكن عميلك من تحمل تكاليف خدماتك.
تقليديًا، أحب إرسال الفواتير قبل أسبوع ونصف تقريبًا من موعد استحقاق معظم خدماتي، ولكن ذلك لأن خدمات التصميم الجرافيكي وإدارة الوسائط الاجتماعية الخاصة بي تتطلب سداد الدفع بالكامل قبل بدء العمل.
يتم إرسال الخدمات الأخرى، مثل كتابتي، بعد اكتمال الخدمة، نظرًا لأن السعر غالبًا ما يعتمد على عدد الكلمات وبالتالي يمكن أن يختلف.
ومع ذلك، فإن أكبر شيء تعلمته من إعداد الفواتير هو التأكد من الحفاظ على اتساقها. ولهذا السبب فإن استخدام خدمات مثل HoneyBook، الذي يقوم بإعداد فواتير متكررة لك، يمكن أن يكون مفيدًا جدًا.
كيف يدفع العملاء فواتير العمل الحر
لحسن الحظ، نظرًا لوجود العديد من معالجات الدفع المختلفة، فإن العملاء لديهم الكثير من الخيارات عندما يتعلق الأمر بدفع فواتيرهم.
الطريقة الأكثر شيوعًا التي يدفع بها الكثير من عملائي هي عن طريق بطاقة الخصم أو الائتمان. من خلال الدفع من خلال شيء مثل Dubsado أو HoneyBook، فإن عملية الدفع باستخدام البطاقة تشبه إلى حد كبير التسوق عبر الإنترنت. إنه شيء يعرفون كيفية القيام به وهو بسيط جدًا وجدير بالثقة.
خيار آخر هو الدفع عبر PayPal.
سيمنح الكثير من معالجي الفواتير التابعين لجهات خارجية للعملاء فرصة الاتصال والدفع عبر PayPal الخاص بهم، ولكن أبسط طريقة لمنح العميل هذا الخيار هي إرسال الفواتير عبر PayPal للبدء بها. يعرف العملاء ويستخدمون PayPal عادةً، لذا فهم يثقون بطريقة الدفع هذه.
وأخيرًا وليس آخرًا، هناك خيار الدفع من خلال التحويل البنكي ACH. لدي عميلان يفضلان الدفع بهذه الطريقة، وميزة الدفع بهذه الطريقة هي أنك لا تضطر إلى دفع الرسوم في كثير من الأحيان بهذه الطريقة.
لا أقترح قبول الشيكات، لأنها يمكن أن ترتد في النهاية، وقد يستغرق وصول الأموال إليك وقتًا أطول عند إرسالها عبر البريد. طرق الدفع عبر الإنترنت هي أفضل طريقة للذهاب.
خاتمة
الآن أنت تعرف كل التفاصيل المتعلقة بكيفية إعداد فاتورة للعمل الحر. على الرغم من أن الأمر قد يبدو شاقًا بعض الشيء في البداية نظرًا لوجود الكثير من المعلومات التي يجب تضمينها، إلا أنني أعدك أن الأمر سيصبح أسهل.
لتجنب الأخطاء، تأكد من أنك تأخذ الوقت الكافي لمراجعة كل فاتورة عن كثب قبل إرسالها إلى عملائك. لا ترغب في تحميل العميل تكلفة زائدة أو أقل من سعره عن غير قصد مقابل كل عملك الشاق.
هل أعجبك هذا المقال؟ تثبيته!
[ad_2]
